CHỦ ĐỘNG GIAO TIẾP VÀ BÁO CÁO CÔNG VIỆC VỚI LÃNH ĐẠO

Xã hội hiện đại yêu cầu chúng ta phải giữ mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, thông qua giao tiếp thì mọi người mới có thể biết đến việc bạn làm, từ đó bạn có thể hoàn toàn thể hiện khả năng bản thân. Đặc biệt là trong công việc, tầm quan trọng của việc giao tiếp và báo cáo công việc với lãnh đạo lại càng được nâng cao. Nhưng ngày nay, những nhân viên trong công ty đặc biệt là cái nhân viên trẻ tuổi mới đi làm thường không xem trọng việc này và họ cảm thấy khó để báo cáo một việc gì đó với lãnh đạo. Chúng ta nên biết rằng, báo cáo công việc và giao tiếp là việc mà bất kỳ vị lãnh đạo nào cũng vui vẻ tiếp nhận. Chỉ có như vậy mới có thể khiến lãnh đạo kịp thời thấy được thành tích của bạn, hiểu bạn và tạo điều kiện giúp đỡ công việc của bạn.

BÁO CÁO CÔNG VIỆC HỢP LÝ GIÚP TĂNG CƯỜNG QUAN HỆ VỚI LÃNH ĐẠO.

Một yếu tố rất quan trọng giúp phán đoán cấp dưới có tôn trọng lãnh đạo hay không chính là việc cấp dưới có thường xuyên báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo không. Đây cũng chính là việc mà các nhà lãnh đạo coi trọng.

Trong công việc, giữa cấp trên và cấp dưới luôn hình thành một loại mâu thuẫn, một mặt cấp dưới có nhu cầu được tự do làm việc không có sự can thiệp của cấp trên, mặt khác lãnh đạo thường không có sự yên tâm về công việc giao cho cấp dưới. Đối với những vị lãnh đạo dễ tính, họ sẽ thông cảm cho nhân viên của mình và sẽ luôn suy nghĩ những lý cho bao che cho nhân viên sau những lần họ không thực hiện báo cáo kết quả công việc. Nhưng đối với những vị lãnh đạo khó tính, khi phát hiện cấp dưới không chủ động báo cáo kết quả công việc, họ sẽ ngay lập tức suy nghĩ rằng "liệu có phải họ không được nhân viên cấp dưới coi trọng?" hoặc "liệu nhân viên dưới quyền không tin phục sự quản lý của họ?". Một khi trong đầu các nhà lãnh đạo hình thành những suy nghĩ này, họ sẽ dùng quyền lực của mình làm ra những hành động thực tế để bảo vệ lòng tự trọng và tạo những điều kiện bất lợi cho cấp dưới.

Để tránh rơi vào tình trạng này, nhân viên nên thường xuyên báo cáo kết quả công việc để lãnh đạo kịp thời hiểu tiến độ công việc của bạn và hiểu những khó khăn bạn đang phải đối mặt. Một nhân viên cấp dưới thông minh là một nhân viên hiểu rằng: Khi hoàn thành công việc, phải lập tức báo cáo với lãnh đạo. Khi tiến hành công việc đến một mức độ nào đó, hãy báo cáo tình hình tiến triển và dự báo thời gian hoàn thành công việc. Kịp thời báo cáo công việc, giao lưu tiếp xúc nhiều với lãnh đạo chính là kỹ năng sử dụng ngôn ngữ khéo léo.

1. Điều chỉnh trạng thái tâm lý, tạo ra không khí hòa đồng

Khi tiến hành báo cáo công việc, điều cần làm đầu tiên là phải tạo một bầu không khí thoải mái có lợi cho việc báo cáo. Cụ thể là trước khi báo cáo, chúng ta có thể mở đầu bằng những cuộc trò chuyện nhỏ về các chủ đề đơn giản. Bằng cách đó, người cáo cáo có thể nhân cơ hội này ổn định cảm xúc để đi vào vấn đề chính một cách rõ ràng, mạch lạc nhất. Những điều này tưởng chừng như rất thông thường những thật ra lại vô cùng hiệu quả.

2. Đi từ trừu tượng đến cụ thể

Khi báo cáo, cần đảm bảo bản báo cáo phải có trình tự logic nhất định, nói đến đâu rõ ràng rành mạch đến đó. Đầu tiên có thể nói tổng quát vấn đề, sau đó đi sâu vào từng góc độ như cách thức làm việc, các điểm trọng tâm, vấn đề tồn tại, kết quả và thành quả có được…

3. Tạo đột phá

Việc báo cáo qua loa, không có trọng điểm thể hiện trình độ nông cạn của nhân viên. Thông thường, người báo cáo sẽ quen thuộc và hiểu vấn đề toàn diện hơn người quản lý, vì vậy hãy nắm chắc quá trình công việc, phân tích ví dụ điển hình, tổng kết và nâng cao. Hãy báo cáo công việc một cách khiến cho nhà lãnh đạo của bạn có thể hiểu và nhận thức được toàn bộ vấn đề của công việc mà bạn đang báo cáo. Tạo đột phá trong báo cáo sẽ giúp bạn thể hiện được bản lĩnh ở cương vị của mình.

4. Bổ sung thiếu sót

Khi báo cáo công việc với lãnh đạo, chắc chắc sẽ có những lúc bạn sẽ mắc lỗi, ví dụ như không nắm chắc vấn đề nào đó hoặc thiếu sót một số nội dung. Khi vô ý mắc phải lỗi này, bạn có thể chọn cách cung cấp thêm tư liệu, hoặc tổ chức các hoạt động, tạo cơ hội tiếp xúc để bổ sung hoặc sửa đổi báo cáo.

THƯỜNG XUYÊN TRAO ĐỔI VỚI LÃNH ĐẠO, BẢO ĐẢM HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC TRỌN VẸN

Sau khi được giao một nhiệm vụ, trong quá trình hoàn thành, hãy kịp thời tiến hành trao đổi với lãnh đạo, điều này sẽ có lợi cho việc bạn hoàn thành công việc đúng thời gian, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc. Khi trao đổi ý kiến với cấp trên, nhất định phải làm một số điều sau:

1. Hiểu rõ nhiệm vụ công việc của mình

Có một sai lầm mà nhiều nhân viên hay mắc phải dẫn đến họ không thể hoàn thành công việc được giao và thậm chí họ không truyền đạt được chính xác chỉ thị từ lãnh đạo đến các đồng nghiệp xung quanh, đó chính là họ không hiểu rõ yêu cầu của lãnh đạo khi giao nhiệm vụ cho họ. Vì vậy, trước khi bắt tay vào công việc người nhân viên cần đặt câu hỏi với lãnh đạo về những điểm chưa rõ ràng trong chỉ thị của lãnh đạo. Việc đặt câu hỏi sau khi đã suy nghĩ kỹ không những giúp bạn hiểu rõ hơn việc mình phải làm, mà còn có thể khiến cấp trên cân nhắc về những yêu cầu của bạn. Hãy dành vài phút để làm rõ yêu cầu – chỉ thị, vừa có thể tiết kiệm thời gian lại đảm bảo hoàn thành công việc một cách thuận lợi.

2. Nhanh chóng thích ứng với vị trí công việc

Trong bất kì một công ty nào, viêc sử dụng nhân viên thực chất chính là một loại đầu tư, đầu tư phải có lãi thì mới tạo ra giá trị cho công ty đó. Các công ty hiện đại đều rất chú trọng đến hiệu suất công việc, khi bạn vào làm tại một công ty, gặp phải môi trường và vị trí công việc mới, không thể khiến môi trường thay đổi theo bạn, thì hãy tích cực thay đổi bản thân để thích ứng với môi trường. Hãy luôn nhớ rằng cho dù bạn có xuất sắc thế nào ở vị trí công việc cũ, khi bước vào vị trí công việc mới, nhất định phải nhanh chóng tìm hiểu đặc điểm môi trường mới và thích ứng với nó trong thời gian ngắn.

Nói tóm lại, trong công việc cần phải kịp thời báo cáo và tích cực trao đổi thông tin với cấp trên, đảm bảo có mối quan hệ hòa hợp với lãnh đạo. Chỉ như vậy mới có thể khiến cấp trên thấy được thành tích và tiến bộ của bạn trong công việc. Thông qua những thông tin có được từ bạn, lãnh đạo sẽ đưa ra chỉ đạo và điều chỉnh để đảm bảo bạn có thể thuận lợi hoàn thành công việc.